Operationele scan zorgefficiency

Ydo presenteert een aanpak, die relevante inzichten oplevert en tegelijk ook draagvlak creëert voor de noodzakelijke efficiencyverhoging in zorg-organisaties. In die aanpak staat de volgende vragen centraal:

  • waar besteden medewerkers nu werkelijk hun tijd aan?
  • welke belemmeringen ondervinden zij bij hun primaire (zorg-)taak?

In de uitvoering van de zorg (het primaire bedrijfsproces) gaat nogal wat tijd verloren aan activiteiten die niet tot de directe zorg behoren. Te denken valt daarbij aan administratieve werkzaamheden, maar ook activiteiten die noodzakelijk zijn omdat er in de organisatie van het werk dingen mis gaan. Bepaalde werkzaamheden hadden voorkomen kunnen worden. Dat leidt tot nodeloos tijdverlies en irritatie bij de uitvoerenden. Onderzoek hiernaar levert inzicht in de oorzaken van de bestede tijd. Een deel van die tijd is besteed aan de directe zorgverlening. Maar een ander en vaak substantieel deel, wordt besteed aan andersoortige activiteiten. Een goede analyse van die oorzaken van die “nodeloos” bestede tijd levert dan ook de input voor het verbeteren van de tactische en strategische kanten van het bedrijfsprocessen.

Plezier in het werk

Efficiënter werken wordt vaak geassocieerd met “harder werken”.

Het is de ervaring van Ydo dat in alle werkprocessen de doelstellingen “slimmer werken” en “doorwerken” een veel betere invalshoek vormen voor verbeteringen.

Met kwantitatief onderzoek naar de tijdbesteding van uitvoerende medewerkers krijg je inzicht in vragen als:

  • In welke mate faciliteert de organisatie het werken?
  • Beschikt men over de juiste hulpmiddelen?
  • Is duidelijk welk werk verricht moet worden?
  • En hoe dat werk op de meest efficiënte wijze kan worden uitgevoerd zonder dat de kwaliteit van zorg in het gedrang komt?

Door op die manier te kijken naar bestede tijd van medewerkers komen onvermoede verbetermogelijkheden boven tafel. Door deze verbeteringen op te pakken bereik je niet alleen dat er efficiënter wordt gewerkt. Minstens zo belangrijk is dat de zorgverleners weer meer tijd gaan besteden aan hun primaire taak, het verlenen van zorg.

En daarmee wordt naast de vergroting van efficiency ook bereikt dat irritaties worden weggenomen zodat de intrinsieke motivatie van medewerkers toeneemt.

Operationele scan zorgefficiency

Een onderzoek, dat gericht is op de besteding van de tijd, zoals hierboven beschreven, bestaat uit een “operationele scan zorgefficiency” Er zijn verschillende mogelijkheden voor de uitvoering.

Variant I: Het oordeel van de expert...

De eerste variant is een scan, die geheel wordt uitgevoerd door Ydo. De opdrachtgever kan een koepelorganisatie of een afzonderlijke instelling zijn. Op basis van enkele dagen onderzoek levert Ydo een rapport waarin de bovengemelde vragen, antwoorden en analyse van oorzaken worden weergegeven.

Variant II: Samen weten we meer dan ieder voor zichzelf...

In deze variant vormen meerdere instellingen gezamenlijk een groep, die via enkele workshops en een onderzoek tot verbeteringen komt.

De ervaring van Ydo bij dit soort onderzoeken in vergelijkbare organisaties is, dat organisaties die overall als beste scoren, niet alleen als voorbeeld kunnen dienen. Het gerichte onderzoek brengt namelijk ook aan het licht dat andere organisaties op deelaspecten vaak beter scoren dan “de beste”. Door met elkaar deze “best practices” uit te wisselen is het effect dat alle deelnemende organisaties een aanmerkelijke verhoging van efficiency kunnen bereiken.

Deze variant bestaat uit een ééndaagse workshop met de betrokken organisaties. Vervolgens worden in deze organisaties afzonderlijk de benodigde onderzoeken gedaan gedurende een periode van vier weken. De uitvoering van dit onderzoek kan door Ydo, maar het kan ook heel goed door de organisaties zelf worden uitgevoerd. In de eerste workshop krijgen zij hiervoor de noodzakelijke instructies.

De gegevens worden samengevoegd en geanalyseerd. Dit vormt de input voor de tweede workshop met alle deelnemers. In deze afsluitende workshop worden de resultaten besproken, maar vooral ook met elkaar stilgestaan bij de “best practices”. Hiermee vormt de scan een prima start voor gezamenlijk verbeteren.

Downloads

Download hier onze brochure van de operationele scan zorgefficiëncy.

Download hier onze bedrijfsprofiel voor de zorg